Scapă de hârțogăraie! Fii gazdă primitoare, nu birocrat supărat.
 

De acte și dosare cu șină suntem toți sătui. De stat la cozi, plecat capul pe la ghișee, discutat cu funcționari plictisiți. Ne-am săturat de copii după buletin și de plimbări care consumă timp. Dacă așa simți și tu, atunci e clar că nu vrei să faci asta nici clienților, nici angajaților tăi.
 

Știi cel mai probabil de mult vorba aceea: un angajat fericit va face clienții fericiți. Și tu ai nevoie ca amândoi să fie fericiți, dacă vrei ca afacerea ta să funcționeze.
 

Așa că asigură-te în primul rând că angajații tăi nu prestează o muncă repetitivă, care să-i demotiveze și să devină „prea comozi”.
 

Ce înseamnă muncă repetitivă și birocrație într-un hotel?
 

Hai să ne gândim logic: orice hotel trebuie să dețină o bază de date cu informații despre clienți, rezervări și cazări. Mai ales conform noii legi a turismului.
 

Deja, dacă am spus bază de date, trebuie să vorbim despre infrastructură IT. Clar că nu ne aflăm în anii `60, unde avem o cameră plină de hârtii și bibliorafturi, unde oricine vrea să caute ceva simte că moare încet.
 

Însă, infrastructura asta IT nu e atât de complexă precum pare. E vorba despre un software PMS, care funcționează în cloud. Ce înseamnă „cloud”? Servere pe care nu le poți vedea, care au spațiu mare de stocare și pe care tu le închiriezi, la un preț modic. Acolo îți păstrezi toate fișele de cazare și detalii despre rezervări.
 

Așadar, ca „infrastructură”, ai nevoie de un calculator funcțional, cu acces la internet. Eu zic că e de bun simț.
 

Revenind la subiect. Munca repetitivă, într-un hotel, înseamnă să introduci, să scoți și să modifici, constant, interogări din această baze de date. Adică, pe măsură ce un client face o rezervare, o modifică sau o anulează, trebuie să modifici baza de date. Cum faci asta în cel mai simplu mod? Tot din sistemul PMS al hotelului.
 

Birocrația, într-un hotel, înseamnă să ai de-a face cu toate documentele necesare într-un hotel. De la buletine, pașapoarte și vouchere de vacanță, până la fișe de cazare, facturi, contracte și alte nebunii. Uneori, birocrația sufocă o afacere. Nu vrei să se întâmple asta, nu-i așa?
 

În ce sens e sufocantă hârțogăraia? Ocupă al naibii de mult timp. Și în acest interval, recepționerul trebuie să fie și o gazdă bună, să zâmbească, să facă o glumă, să ofere clienților care vin la recepție cheia sau cartela de la cameră.
 

Cum scapi de birocrația inutilă și respecți în același timp legea și clienții?
 

Îți iei un PMS inteligent, bineînțeles! Cu toate funcțiile necesare ca să muți birocrația în cloud, adică undeva unde nici tu și nici clienții nu se împiedică de ea.
 

Provocări, atunci când conduci un hotel, pot fi multe. Însă, în nici un caz nu e în regulă să te blochezi în lucruri pe care alții le-au soluționat demult... fără să apeleze la un specialist IT.
 

Hârțogăraie + rezervări procesate manual = muncă inutilă.
 

Așa că îți propunem soluția: Pynbooking te scapă de ambele!
 

Cum?
 

Hârțogăraia se mută în online.
 

Clientul care face o rezervare, indiferent că o face pe Facebook, pe site-ul hotelului, prin booking sau alte canale, va comunica direct cu Channel Managerul. Acesta face sincron cu toate canalele de rezervare, evită overbooking-ul. Fie că vrea clientul să modifice sau să anuleze o rezervare, soft-ul trece prin același proces: actualizează peste tot, în timp real, schimbarea.
 

După ce rezervarea e confirmată, informațiile ajung în PMS, softul de gestiune hotelieră, și acesta îi trimite clientului factura. Odată ce plata e confirmată, PMS trimite factura la contabilitate și trimite clientului notificări cu privire la confirmarea rezervării și invitație pentru check-in online.

Așa că, gata cu fișele de cazare completate la recepție.
 

Dacă hotelul tău permite integrarea sistemelor de acces cu software-ul de gestiune hotelieră, cu atât mai bine! Nici nu mai trebuie să treacă clientul pe la recepție. Primește prin SMS sau e-mail eKey-ul de acces în cameră. Așa că, adio, hârtii completate, adio, cozi la recepție.
 

Pentru a susține comunicarea cu clienții și satisfacția lor, PMS lucrează! Va trimite după check-out invitație clientului să lase o recenzie.
 

Rezervările sunt procesate automat.
 

Așa cum ai citit mai sus, Channel Managerul sincronizează rezervările cu baza de date din PMS. Așa că, fii fără griji, nu mai e nevoie de muncă inutilă, de procesare manuală a rezervărilor. Baza de date e actualizată automat, iar fiecare oaspete are un profil creat automat, pe care și-l poate completa de pe telefon, de acasă.
 

Ce faci tu în tot acest timp? Nimic! Stai liniștit și te bucuri că hotelul tău merge automat.
 

Așa că toată lumea e fericită:
 

  • Clientul, că poate să facă totul de pe telefon, tabletă sau laptop, încă de acasă, dinainte să plece spre hotelul tău;
  • Angajatul, fie el manager de hotel, fie recepționer, care are mai puțin de lucru cu rezervările, hârtiile la recepție și baza de date;
  • Tu, proprietarul de hotel, pentru că investești puțin și câștigi mult mai mult. În plus, clienții vor aprecia că ai un hotel adaptat condițiilor actuale.
 

Așa că nu îți transforma recepționerul într-un birocrat blazat. El trebuie să fie gazdă primitoare.
 

Nu îți transforma managerul de hotel într-un manager... de rezervări. El trebuie să se ocupe de relația cu partenerii și angajații. Să aibă un rol strategic.
 

Vrei să afli mai multe despre cum poți să scapi de birocrație și procesarea manuală a rezervărilor? Vrei să depășești obstacolele cu care te confrunți în prezent?
 

Stabilește o discuție cu noi. Nu va dura mult, dar vei avea multe de câștigat.
 

Discută cu un consultant


Pentru mai multe materiale cu informații relevante despre cum îți poți crește afacerea și mări gradul de ocupare, abonează-te la newsletter aici.

* indicates required

Booking Engine – ce e și ce ar trebui să facă

14 caracteristici esențiale ale booking-engine-ului tău pentru ca oaspeții să rezerve ușor, iar tu să vinzi mult. .. citește mai mult

Cu ce te ajută un software hotelier integrat?

Implementând o soluție de la un singur vânzător, hotelierii își simplifică și eficientizează munca. Costurile de IT, ca și cele operaționale scad, iar viitoarele investiții și dezvoltări în IT sunt ușurate în mod semnificativ. .. citește mai mult

PMS-ul tău te ajută sau te sabotează?

Analizează ce știe și ce face înainte de a investi. Alege-ți inteligent instrumentele pe care le folosești. .. citește mai mult

Cât De Ușor Este Să Migrezi Rezervarile în Cloud?

PYNBOOKING oferă un set up simplu, care se rezolvă în câteva ore în așa fel încât rezervările nu vor avea de suferit și, în funcție de datele care trebuie transferate, utilizatorii pot folosi noul sistem într-o oră sau două. .. citește mai mult

Un angajat care folosește un PMS bun e un angajat care-ți va trata clientul cum se cuvine

Odată intrați pe ușa din spate tipică a recepției, ați putea crede că ați călătorit în timp. Unii se duc 40 de ani, alții ”doar” 10. Găsim agende, găsim management ținut într-un tabel în Microsoft office. Promițător, nu? .. citește mai mult

Ce face un PMS bun pentru clientul tău? Mobilitate, rapiditate, confort

Softul de gestiune hotelieră nu deservește doar hotelierului în munca lui din culise, ci și oaspeților. Iar modul în care oaspeții tăi interacționează sau nu cu softul tău este încă o parte a serviciilor care vorbesc despre tine și despre calitate. De aceea, nu credem .. citește mai mult

Industria hotelieră și managerii tech savvy

Ne lipsesc managerii tech savvy. Managerii de hotel care să înțeleagă cu adevărat tehnologia și să știe s-o folosească, care să știe ce date să folosească pentru a avea rezultate peste medie. Majoritatea cred că prioritatea lor este și se limitează la menținerea nivelului de .. citește mai mult

Există hotelieri captivi într-un blocaj mental.

Industria hotelieră se bazează pe contactul uman. Și mulți hotelieri se tem că un soft prea inteligent ar elimina un astfel de contact, ar depersonaliza relația cu clienții și ar duce-o într-o zona în care n-o mai pot controla. Totuși, nu există ”un soft prea .. citește mai mult

Check-in online – un serviciu disponibil oaspeților.

Fișa de hârtie, completată cu pixul, la coadă, este istorie. Așa cum și-au rezervat camera, oaspeții pot face și check-in: online. De acest serviciu, beneficiază toți cei care au rezervat online, indiferent de modalitatea aleasă (OTA sau direct pe site-ul hotelului). .. citește mai mult