La anul, în luna iunie, România va găzdui patru meciuri în cadrul Campionatului European de Fotbal, aflat la o ediție aniversară și cu o formulă specială de organizare. Chiar zilele acestea, se desfășoară la București Festivalul George Enescu. În mod normal, astfel de evenimente, că e vorba de meciuri importante, de summit-uri, conferințe, festivaluri etc., aduc un flux suplimentar de turiști. Cum se pregătesc hotelurile pentru ele? Cum se pregătesc pentru o perioadă când se așteaptă la cerere mărită și la maximizarea veniturilor? Deși ar părea floare la ureche, întrucât pare suficient să te bazezi pe nevoia crescută, există riscuri ce nu trebuie ignorate: neglijarea oaspeților fideli, o politică a prețurilor ineficientă, rata mare de oaspeți care nu onorează rezervarea, toate acestea pot duce la un hotel cu încasări nu așa de importante pe cât ne-am aștepta în pofida faptului că evenimentul cu pricina se bucură de o largă acoperire și atenție.
Pregătirea pentru un eveniment major presupune o varietate de factori, aceștia incluzând marketing eficient, strategii de vânzări, politică a prețurilor, prognoze și modificări ale politicii de rezervare și restricțiilor.
Înainte de a demara măsuri, hotelierul trebuie să-și facă o estimare cât mai exactă.
Un studiu care a cercetat ce s-a întâmplat cu veniturile per cameră disponibilă în timpul Jocurilor Olimpice din 2012 a descoperit că multe dintre hoteluri au obținut creșteri semnificative în timpul evenimentului (119%) și în perioada următoare (36%), dar au și suferit o scădere a gradului de ocupare înainte de eveniment (9%). Cauza? Multe grupuri și companii au evitat orașul, așteptându-se la creșteri ale prețurilor. Iar creșterea a fost mai degrabă în ceea ce privește hotelurile premium, la clasa economică neobservându-se aceeași tendință. Per ansamblu, cererea pentru hotelurile cu puține stele nu a fost conform așteptărilor, iar asta se traduce prin aceea că abilitatea de a face estimări corecte pentru fiecare segment de piață și de a identifica exact care sunt cei mai valoroși clienți pentru hotelul tău este esențială.
Strategiile care țin de politica de prețuri în timpul evenimentelor importante trebuie bine gândite, iar hotelierii trebuie să se concentreze pe maximizarea veniturilor per cameră disponibilă în concordanță cu estimările făcute. Da, este adevărat că o creștere a cererii pentru zilele cu meciuri importante în cazul nostru va permite o creștere corespunzătoare a tarifelor, dar aceeași măsură nu poate fi menținută și pentru zilele cu evenimente mai puțin importante sau chiar fără evenimente.
În zilele importante, un hotel se poate axa pe limitarea upgrade-urilor free și pe a profita cât mai mult de oportunitățile de a vinde produse complementare. În schimb, pentru zilele mai puțin importante, hotelul trebuie să țintească mărirea duratei de ședere, creșterea gradului de ocupare, restricțiile trebuie să fie ceva mai relaxate pentru a nu descuraja potențialii clienți.
În perioada premergătoare Jocurilor Olimpice de la Londra, presa a tot scris despre cum prețurile la cazare vor crește spectaculos și despre cum transportul public va fi sufocat de numărul mare de vizitatori. Drept urmare, clienții obișnuiți, care nu călătoreau pentru a asista la Jocurile Olimpice, au evitat orașul. Specialiștii arată că o strategie de succes este cea care asigură un echilibru între clienții ocazionali, veniți cu ocazia evenimentului, și abordarea vizitatorilor ”uzuali”. Cele două categorii sunt tratate și tarifate diferit.
În funcție de eveniment, numărul de participanți nu poate fi cunoscut cu mult înainte de data de desfășurare. Așadar, un hotelier se poate afla în situația în care nu va ști ce număr potențial de clienți să abordeze. Pentru o estimare cât mai apropiată de realitate, hotelierii ar trebui să monitorizeze, de pildă, câte bilete se vând și care este numărul total de bilete disponibile la evenimente din proximitatea hotelului. În plus, ar putea desfășura parteneriate cu organizatorii.
În timp ce unii hotelierii practică overbooking cu bună-știință, pentru a se asigura că au hotelul 100% ocupat, realitatea arată că evenimentele majore aduc mereu noi clienți și, în general, sunt mai puține anulări sau cazuri de no-show decât în perioade similare din alți ani. Greșelile de organizare te pot costa sume importante de bani, iar în perioadele de acest gen, este esențial să ai acces la instrumente potrivite. Între ele, un soft de management, cu channel manager inclus, în așa fel încât să ai o evidență clară, actualizată în timp real, a disponibilității este crucial. Întreabă aici un consultant despre cum operează PYN și cât de util este atunci când, fizic, nu ai cum să actualizezi datele pe n canale de vânzare, iar în zilele când emailurile vin în valuri, iar telefoanele sună încontinuu, cu atât mai puțin.
În cazul analizat, cel al Londrei, la hotelurile premium rata de anulare a fost cu 2-3% mai mică decât în aceeași perioadă a anului anterior grație politicilor restrictive de anulare și no-show. Și rezervările last-minute au fost în creștere, iar asta înseamnă că deși există turiști care nu onorează rezervarea, șansele sunt totuși să nu rămâi cu camera goală și, mai mult, să o vinzi la un preț mai mare în regim last-minute. Din păcate, această tendință nu a fost observată și la hotelurile cu mai puține stele, unde s-a remarcat o scădere a gradului de ocupare comparativ cu aceeași perioadă din anul anterior.
Despre ce măsuri trebuie să implementeze hotelierii în perioadele în care se desfășoară un eveniment important, citește aici.
Dacă îți plac materialele noastre și le consideri utile, nu uita să dai like/follow paginii noastre de facebook.