350 locuri de cazare, 4 restaurante, piscină, activităţi sportive şi de agreement ... sunt doar câteva dintre coordonatele Zaga Zaga, un complex desfăşurat pe 82 de hectare în Lunca Siretului. Întrecerile de pescuit sportiv şi concertele în aer liber, aduc la Zaga Zaga peste 2.500 de persoane simultan. De bunul mers al lucrurilor se ocupă o echipă de cca 140 de persoane, care are însă cel mai bun aliat: tehnologia.
 

Din 2019, Zaga Zaga utilizează soluţiile cloud Pynbooking pentru a gestiona toate tipurile de activități: cazare, restaurante, facilităţi de închiriere, acces la evenimente etc. Zaga Zaga a trecut la Pynbooking de la un sistem informatic tradiţional instalat pe un server local, la care apăreau probleme la sincronizarea datelor intre diversele componente (restaurant şi PMS, spre exemplu) şi care era complicat de integrat cu alte aplicaţii (control acces pe bază de brăţara). Cum nici costurile nu erau prea mici, conducerea complexului a căutat o soluţie mai avantajoasă.

Accesează Studiul de caz complet Zaga Zaga
 

Drumul către Pynbooking a fost scurt (câteva recomandări şi un demo) iar schimbarea modului de lucru şi mai rapidă. Echipa de la Zaga Zaga a gestionat singura transferul bazei de date şi configurarea iniţială a soluţiei. Au fost definite zonele de vânzare (hotel, restaurante, centre de închiriere etc) produsele asociate, preţurile, cotele de TVA etc. Totul doar cu suport telefonic din partea noastră şi fără să aibă IT intern. Noi am gestionat doar integrarea cu sistemul de gestiune contabilă, operatorii de plăţi online şi sistemele de control acces. (turnicheţi, braţări etc). Mărturia lui Laurenţiu Tîrcă, coordonator Restaurante la Zaga Zaga, dar totodată responsabil cu acest proiect, este cea mai relevantă:

 
“M-a surprins simplitatea platformei şi configurarea facilă. Practic după o discuţie cu serviciul de suport, am reuşit să facem singuri transferul bazei de date, să creăm zonele de vânzare şi produsele, să definim preţuri, cote de TVA etc. Fără cunoştinţe tehnice şi fără prezenţa furnizorului în locaţie. De asemenea, utilizarea efectivă a aplicaţiilor nu a necesitat training. Totul este simplu şi intuitiv. Dacă te descurci cu Facebook şi Instagram, te descurci şi cu PynBooking.”
 

În prezent, Zaga Zaga gestionează întreaga activitate în PYnbooking: Recepţie, Restaurante, Piscină, Facilităţi de închiriere etc. Toate înregistrările sunt stocate într-o singură bază de date şi gestionate unitar. Compania are 50 de utilizatori în sistem, 10 terminale (PC-uri şi tablete) în Recepţie,  14 case de marcat fixe, 25 de telefoane mobile pt activitatea de restaurant, şi 15 imprimante fiscale. Sistemul a fost integrat cu aplicaţia de gestiune financiar contabilă pentru exportul datelor necesare raportărilor fiscale şi urmează să fie extins cu o serie de infokiosk-uri. Pentru facilitarea plăţilor online, PMS-ul a fost integrat cu multipli procesatori de plăţi, inclusiv Stripe.

Toate bune până aici, dar ce a câştigat efectiv complexul?

• A mutat cam 95% dintre rezervări în online, prin integrarea PMS-Channel Manager-website. Concret, clienţii nu mai suna pentru o rezervare ci o fac singuri. De aici, începe totul: datele sunt preluate automat în sistem, clientul primeşte un link pentru acces în GuestApp, semnează digital documentele, dispare hârtia, dispare nevoia interacţiunii directe cu Recepţia şi implicit aşteptare la coada etc.
• Gestionează Recepţia cu doar 4 oameni, nu cu 15 ca anterior. Câştigul de eficienţa este evident, iar calculele sunt uşor de făcut. Mai mult, a putut să direcţioneze 11 angajaţi către activităţi unde era mare nevoie de personal
• Păstrează toate datele într-un singur sistem, chiar dacă gestionează separat fiecare activitate în parte. Spre exemplu, cele patru restaurante au gestiuni separate (consumuri, meniuri, preţuri etc) însă stocurile şi aprovizionarea sunt centralizate.
• Face o estimare mult mai corectă a consumului prin corelarea datelor (stocuri existente, rezervări, eveniment etc) şi planifica mult mai bine aprovizionarea.
• Foloseşte un sistem modern de acces la servicii. Braţările sunt activate la cazare şi oferă acces a toate facilităţile complexului. Datele de consum sunt alocate în timp real pe camera clientului, iar consumaţia se regăseşte în fişa de cont. Simplu şi eficient.
• Conducerea complexului are acces la rapoarte de activitate pe cele mai diverse criterii, pe care le poate acces oricând şi de oriunde, fără să mai fie necesară prezenţa în locaţie pentru luarea unei decizii.
• Sistemul este funcţional pe telefoanele mobile, chiar în în eventualitatea unei pene de curent.

Sunt doar câteva exemple de beneficii pe care le poţi avea şi tu, dacă ai utiliza un PMS modern ca Pynbooking. Pentru mai multe detalii citeşte studiul de caz Zaga Zaga sau contactează unul dintre consultanţii noştri.

Accesează Studiul de caz complet Zaga Zaga