Coordonarea între departamentele hotelului tău este esențială pentru bunul-mers al operațiunilor și pentru livrarea de servicii de calitate oaspeților. Când vine vorba despre legătura dintre personalul de la recepție și de cel din curățenie, camerele sunt preocuparea principală. Ambele departamente schimbă constant informații cu privire la starea camerelor: recepția trebuie să furnizeze lista cu sosirile așteptate și cu plecările și, atunci când acestea au loc, să se asigure că au fost curățate camerele sau că urmează să fie curățate curând. La rândul său, departamentul de curățenie trebuie să informeze recepția odată ce camerele au fost curățate, verificate și eliberate în așa fel încât recepția să le distribuie mai departe, fie către rezervări, ca fiind disponibile, fie către oaspeți. Tot acest flux presupune multă coordonare și comunicare.

Coordonarea unui program de curățenie pentru întregul hotel prin foi și tabele și o comunicare tradițională în două sensuri devine o corvoadă și nu de puține ori se întâmplă ca angajații de la curățenie să se simtă depășiți atunci când le sunt alocate multe camere deodată sau când sunt trimiși la camera greșită, iar de cele care au nevoie de curățenie nu se ocupă nimeni. Recepționerii la rândul lor devin nervoși așteptând răspunsuri de la cameriste și neștiind dacă sunt gata camerele pentru oaspeții nou-veniți.

Dar, cu introducerea unui PMS mobil, durerile de cap și nervii inutili dispar ca prin minune. Gândiți-vă. Cu un telefon pe care au acces la secțiunea din PMS care le interesează – housekeeping – cameristele pot folosi dispozitivul pentru a vedea ce camere au de curățat în ziua respectivă, iar suplimentar, cei de la recepție le pot nota în PMS noi sarcini. Odată ce un oaspete face check-out sau când iese, lăsând camera neocupată – camerista primește notificare și știe ce are de făcut. Când camera a fost curățată, face update în real time, iar astfel cei de la recepție știu că totul este pregătit pentru noii oaspeți.

Asta nu contribuie doar la suprimarea apelurilor de la recepție, dar e de ajutor și recepționerilor pentru că pot vedea în timp real starea camerelor, îi ajută și pe recepționeri pentru că știu acum cu siguranță când o camera este gata pentru o nouă rezervare. Cu un PMS mobil, angajații află rapid, cu un simplu click, cum stau în hotel din toate punctele de vedere. Fiecare departament se poate concentra la munca lui specifică și, în cele din urmă, de ceea ce contează cu adevărat: oaspeții.

Apoi, cameristele pot semnala orice problemă de ordin practic: că s-a ars un bec, că nu mai funcționează aerul condiționat etc, problem pe care serviciul de mentenanță sau cine este însărcinat le poate rezolva înainte să vină oaspeții. Din moment ce sistemul poate fi accesat de oriunde și oricând, fiecare va ști în orice moment ce e de făcut și va primi alertele adecvate.

Nici nu vă imaginați cât timp se economisește și cât de clară devine comunicarea, iar productivitatea angajaților crește, odată cu calitatea serviciilor. Totul cu un PMS mobil.