Cameristele sunt într-o alergătură continuă în hotel și, în mod traditional, hotelierii se bazează pe scheme din PMS pentru a ști ce camere trebuie curățate sau ce tip de serviciu e necesar în fiecare camera. Problema este că aceste scheme, de îndată ce sunt tipărite, sunt ”expirate”.
Un scenariu frecvent. Un oaspete uită să agațe semnul de ”do not disturb” de clanță. Camerista, cu schema în mână, bate la ușă. Oaspetele răspunde iritat. După încă vreo câteva uși cu răspuns asemănător, camerista întreabă la recepție ce se-ntâmplă. În timpul ăsta, un oaspete care trebuia să se cazeze așteaptă la recepție ca angajata de la housekeeping să primească instrucțiuni cu privire la ce are de făcut.
Imaginați-vă cum ar fi ca administrarea serviciilor de housekeeping să se petreacă dintr-un buton. Camerista, când termină de aranjat o cameră, bifează de pe telefonul mobil sau tabletă că respectiva cameră este curată și pregătită de inspecție.
Productivitatea crește, timpii sunt îmbunătățiți. Tehnologia mobilă ajută cameristele să aibă acces la informația actualizată. Dacă se descoperă neclarități sau vreo discrepanță, camerista notează camera cu pricina ca atare. Iar accesând programul de gestiune, hotelierii pot vizualiza informația in timp real, pot da indicații și bifa chestiunile care trebuie rezolvate la recepție sau la nivel de management. Comunicarea are un circuit neîntrerupt, fără întârzieri, iar statusul camerelor este mereu cel real. Nimeni nu mai plimbă hârtii caduce de colo-colo.
Guvernantele pot face inspectarea camerelor de pe telefon fără să trebuiască să ia notițe sau să sune la recepție. De pildă, dacă într-o camera s-a ars un bec sau un robinet picură, guvernanta marchează în PMS problema, evitând riscul unor momente stânjenitoare în care un oaspete ar fi cazat și s-ar trezi fără lumină în baie.
Hotelurile care utilizează PMS-uri mobile au ocazia să observe cum eficiența operațională se transformă într-un grad sporit de satisfacție a clienților. Se câștigă nu doar timp prin faptul că nu se mai bate la uși, nu se mai așteaptă în mod inutil, ci și la capitolul prompitutidine. Camerele sunt gata mai repede, oaspeții sunt mai mulțumiți, recepția se poate ocupa de altceva. Problemele neprevăzute se rezoltă mai rapid. Iar proprietatea are de câștigat din toate punctele de vedere.
Comunicare mai bună, eficiență sporită, nivel de nemulțumiri minim. Angajați și oaspeți fericiți.