West Plaza este un hotel de 3 stele, din București, care oferă servicii profesionale dar totodată o atmosferă intimă calatorilor de afaceri și turiștilor ce viziteaza sau tranziteaza „Micul Paris”. 

Cele 27 de camere îmbină elemente moderne și clasice și oferă facilități specifice unităților de cazare din categoriile superioare. Serviciile de cazare sunt completate cu săli de întâlniri și conferință, precum și cu restaurantul Trattoria Vivaldi.

Provocări de business

Reprezentanții West Plaza Hotel obișnuiau să folosească un soft tradițional (instalat pe server local) pentru administrarea celor 27 de camere, dar care implica cheltuieli cu echipamentele IT, dar și cu pregătirea personalului. 

Mai mult, datele trebuiau introduse manual, iar softul nu era sincronizat și integrat cu celelalte aplicații utilizate, în special cu cel pentru gestionarea restaurantului. 

Nevoia de a dispune de un PMS în Cloud care să le simplifice operațiunile zilnice desfășurate în hotel și restaurant, să înregistreze rezervări online, programe de loialitate și consumația clienților de la restaurant direct în contul acestora, precum și să fie simplu de utilizat de către angajați și să nu necesite training de durată i-a determinat să aleagă Pynbooking.

Soluția

Pe baza cerințelor echipei, West Plaza a decis implementarea platformei Pynbooking pentru gestionarea completă a hotelului și restaurantului. Elementele proiectului:

• PMS Cloud Hotel pentru înregistrarea automată a rezervărilor, stocarea, gestionarea și securizarea datelor, eliminând riscul unor erori.
• Crearea unui website nou care să integreze Booking Engine pentru rezervările online.
• Exportarea facturilor direct din Pynbooking în softul de contabilitate SAGA.
• Integrarea unui sistem de acces pe bază de yale inteligente pentru eliminarea tradiționalelor chei.
• Integrarea POS Restaurat astfel încât ospătarii să preia comenzile direct de pe telefon / tabletă și să o transmită în timp real la bucătărie / bar.
• Integrarea facilității de livrare prin Uber / Glovo.

Rezultate

Soluțiile propuse și implementate de echipa Pynbooking au dus la reducerea costurilor prin renunțarea la vechiul program de administrare. Cu platforma Pynbooking toate datele (rezervări, prețuri, disponiblități) sunt actualizate în timp real și accesibile de pe orice dispozitiv, indiferent de locația utilizatorului. 

Activitățile repetitive al angajaților (introducerea redundantă a unor date) au fost eliminate prin automatizare, ceea ce crește eficiența muncii. 

Pentru management, indicatorii de performanță sunt ușor de stabilit și urmărit. 

Platforma Pynbooking este utilizată și în restaurant și este integrată cu casele de marcat wireless, sistemele de acces și programul de contabilitate. Timpul de așteptare în restaurant a fost redus, iar comenzile pot fi plătite securizat cu cardul, ceea ce crește nivelul general de satisfacție al oaspeților. Mulțumită meniului digital, restaurantul este promovat intens pentru creșterea comenzilor online.