Pensiune cu aproape 20 ani de existenţă, Vila Anca din Sibiu a fost redeschisă recent, după ce afacerea de familie a fost preluată de noua generaţie de antreprenori. Lipsiţi de experienţă în Horeca, dar cu studii de economie și drept, Alin Moldovan și soția lui Anca (de unde provine și numele vilei) au refăcut pensiunea aplicând tot ce au învăţat şi experimentat ca turişti de plăcere şi business. 

Pensiunea pune acum accent pe un design interior care emană căldură, lumina şi confort, dar totodată  asigură condiţii ideale pentru ”remote working” (birou, conexiune rapidă).  

Astfel, cu 12 camere confortabile, moderne şi utilate, Vila Anca atrage în egală măsură oaspeţi dornici să descoperă atracţiile Sibiului, cât şi angajaţi care călătoresc în interes de afaceri.

Provocări de business

La Vila Anca, modernizarea și rafinarea serviciilor au dus rapid la creșterea accelerată a numărului de rezervări. Soţii Moldovan sunt însă implicaţi în mai multe afaceri și nu se ocupă exclusiv de administrarea pensiunii. Aceasta înseamnă că timpul alocat este limitat, iar de cele mai multe ori nu sunt în locaţie și nici măcar în Sibiu.

Într-o prima etapa au optat pentru o soluţie internaţională ce permitea efectuarea de rezervări online, dar care şi-a arătat rapid limitările: nu se integra cu platformele locale de rezervări, ceea ce creştea riscul de overbooking şi nu avea functionalităţi de facturare, ceea ce necesita muncă şi cheltuieli suplimentare.

”Iniţial am plătit un abonament la o platformă internaţională, însă nu am rezolvat toate problemele cu care ne confruntăm. Functionalităţile erau limitate, atât ca număr de platforme de rezervări online pe care le putea integra cât şi ca posibilitate de facturare automată a serviciilor oferite. Grija principală era overbooking-ul pentru că nu puteam sincroniza automat toate rezervările şi exista riscul să oferim camere, care în realitate nu erau disponibile,” afirmă Alin Moldovan, antreprenor Vila Anca.

Pentru a elimina complet astfel de situaţii care afectau imaginea pensiunii şi experienţa oaspeţilor, soţii  Moldovan au decis să facă un pas real către digitalziare şi să caute o platformă de gestiune cu functionalităţi avansate.

Soluţia

Rezolvarea problemelor de la Vila Anca a venit în urma unei discuţii cu proprietatul unei alte pensiuni, care le-a făcut soților Moldovan o recomandare simplă: Pynbooking, platformă cloud pe care acesta o folosea deja şi era foarte mulţumit. 

Pasul următor a fost solicitarea unui demo, câteva discuţii telefonice despre functionalităţi şi deschiderea contului.

”Trialul  mi-a arătat imediat că Pynbooking este o platformă uşor de folosit, accesibilă direct din browser, fără instalări şi configurări complicate. M-au convins automatizările din PMS, posibilitatea sincronizării cu un număr foarte mare de platforme de rezervări online, dar şi că puteam factura direct din PYnbooking, fără să mai plătim o soluţie dedicată”, povește Alin Moldovan.

Configurarea iniţială a decurs fără incidente, peste 80% dintre operaţiuni fiind realizate fără asistenţă din partea echipei de suport a Pynbooking. 

”Suportul Pynbooking este foarte prompt, iar solicitările sunt rezolvate la nivel de minute. Astfel orice dificultate la configurarea contului este depăşită imediat.”

Toate rezervările sunt centralizate şi procesate automat în PMS Cloud Hotel. Disponibilităţile şi preţurile sunt actualizate şi distribuite automat, tata către platformele de rezervări online cât şi pe propriu site. Prin Channel Manager, Vila Anca şi-a extins prezenţa pe şase platforme de rezervări online, iar prin Booking Engine exploatează mult mai eficient propriul website cât şi prezenţa pe Google Hotel Search. 

Site-ul www.vilaanca.ro permite plata sau garantarea cu un card bancar, precum şi plata cu tichete de vacanţă. Datele sunt procesate în Pynbooking, iar facturile trimise oaspeţilor automat pe email.

După check-out, prin intermediul GuestApp, oaspeţii primesc automat o invitaţie pentru realizarea unei recenzii şi acordarea unui scor. Soţii Moldovan au acces mobil la un set extins de rapoarte despre gradul de ocupare, dinamica preţurilor, facturi emise, stornări etc.

”Pentru Vila Anca, necesitatea digitalizării a venit în primul prin ca urmare a creşterii numărului de rezervări. Nu reuşeam să ţinem sub control rezervările de pe multiple platforme şi munceam mult pentru a le sincroniza. Pynbooking a eliminat aceste probleme şi ne-a adus un mod simplu, eficient şi mobil de administrare a pensiunii pe care o coordonam.” Alin Moldovan.

Rezultate

Pentru o familie de antreprenori, precum soţii Moldovan, timpul este o resursă importantă, care trebuie împărţită între afaceri, pasiuni, familie. Prin automatizările din Pynbooking, au câştigat acest timp, dar totodată şi un nivel superior de eficiență în gestionarea afacerii. 

Toate rezervările sunt sincronizate în PMS Cloud Hotel (esenţa platformei Pynbooking) astfel fiind eliminate procesarea manuală a disponibilităților şi preţurilor, riscul de overbooking dar şi procesarea manuală a datelor de facturare.

”Pynbooking ne-a adus un evident câştig de timp, completat cu posibilitatea administrării pensiunii de la distanţă. Am profitat de acest timp ca să călătorim mai mult. Pentru noi, ca antreprenori şi pasionaţi de turism este esenţial să ne putem gestiona afacerile de la distanţă.” Alin Moldovan

Adăugarea Travelminit în Pynbooking Channel Manager a adus mai mulţi oaspeţi pentru Vila Anca, iar creșterea rezervarilor directe prin site şi Google Hotel Search a dus la reducerea cu 5-6% a comisioanelor plătite către terţi. 

De asemenea, functionalităţile de facturare din Pynbooking a eliminat costul cu o soluţie dedicată de facturare, dar şi operaţiunile manuale de trimitere a acestor documente către oaspeţi.

Integrarea butonului Rezerva Acum pe site a permis pensiunii Vila Anca să direcţioneze majoritatea solicitărilor telefonice către site, ceea ce a redus volumul de muncă, dar şi procentul de anulari/neprezentări. 

Totodată, Vila Anca derulează periodic campanii de promovare, cu rezultate foarte bune atât ca brand-awareness cât şi ca vânzări. Recenziile derulate prin GuestApp au o rata bună de răspuns, iar scorul cumulat este de 9.6 (Excelent) un indicator cu impact direct asupra imaginii pensiunii, dar și a rezervărilor.

”Principalul câştig adus de Pynbooking este uşurinţa cu care putem gestiona afacerea. Nu mai pierdem timp cu actualizări manuale şi nici nu mai avem risc de overbooking. Rapoartele manageriale sunt cuprinzătoare, iar cu Pynbooking totul este simplu şi transparent.” Alin Moldovan, Vila Anca.