Gaudi Accommodation automatizează 95% dintre rezervări cu platforma Pynbooking

Gaudi Accommodation este un complex de 12 apartamente, închiriate în regim hotelier, amplasat în Cluj Napoca, foarte aproape de toate atracțiile orașului. Apartamentele oferă multiple facilități (parcare, terasă, transport la aeroport) şi permit oaspeților o experiență digitală completă, de la rezervare și check-in, la plată și check-out.

Provocări de business

Complexul Gaudi Accommodation a fost proiectat din start pentru a fi unul de tip self-service. Această decizie de business cerea ca oaspeții să își rezerve singuri cameră, să aibă acces rapid în clădire și în apartamente și să facă online check-in și check-out. 

De asemenea, era necesar un PMS performant, care să automatizeze și să centralizeze prelucrarea rezervărilor de la multiple platforme de rezervări și să actualizeze disponiblități și prețuri.

Soluția 

Gaudi Accomodation a început colaborarea cu Pynbooking încă de la intrarea pe piaţa în 2019, iar conducerea complexului consideră că a fost una dintre cele mai inspirate decizii de business. Nicora Marius Lucian, de la  Gaudi Accommodation spune:
 

„Am primit recomandarea de a utiliza platforma Pynbooking de la un partener de afaceri, iar după prima prezentare am fost convins că este soluţia de care avem nevoie. Alegerea a fost inspirată, iar Pynbooking s-a potrivit ca o mănuşă pe specificul şi obiectivele Gaudi Accommodation.”  

După semnarea contractului, Gaudi a primit acces în platforma Pynbooking şi a început utilizarea serviciilor, fără să fie nevoie să investească în echipamente şi licenţe. Procesul iniţial de configurare a fost simplu şi realizat exclusiv de beneficiar, cu suport telefonic din partea Pynbooking. Reprezentanţii Gaudi au definit elementele proprietăţii, preţuri şi servicii şi au făcut integrarea cu sistemul de yale inteligente, casele de marcat fiscale şi sistemul de deschidere a porţilor. 

PMS-ul a fost integrat prin Channel Manager cu trei platforme majore de rezervări: Booking.com, Directbooking şi AirBNB, pentru actualizarea automată a disponibilităţii şi preţurilor. PMS-ul gestionează şi baza de clienţi şi preia automat datele acestora, atunci când revin în locaţie.
 

În cadrul proiectului, echipa Pynbooking a realizat un website dedicat pentru Gaudi Accommodation, care include un Booking Engine pentru rezervări directe şi permite plaţi online. Complementar pagina de FaceBook a Gaudi a primit un buton de Rezervă Acum, pentru a extinde vânzările şi pe social media. De asemenea, aplicaţia mobilă dedicată oaspeţilor (GuestApp) a fost personalizată prin adaugarea unor butoane pentru controlul porţilor de acces pe proprietate şi în garaj. Dezvoltarea site-ului şi serviciile de hosting sunt incluse în abonamentul lunar Pynbooking, ceea ce reprezintă un beneficiu suplimentar pentru client.
 

Rezultate

Cu Pynbooking, Gaudi Accommodation oferă clienţilor servicii 100% fără contact fizic direct, de la rezervare şi acces în proprietate/apartamente până a check-out şi plată. Fişele de cazare şi acordurile GDPR sunt semnate în format digital, hârtia fiind eliminată complet din interacţiunea cu oaspeţii. În mod curent, complexul funcţionează fără recepţie fizică şi nu are angajaţi pentru această activitate.

Codurile de acces în apartamente și în incinta Gaudi Accommodation sunt trimise automat prin e-mail sau SMS și sunt valabile doar pe durata șederii clienților. Plăţile se fac online, iar facturile sunt emise prin Pynbooking şi trimise clienţilor pe e-mail. Personalul de curăţenie are conturi speciale de tip housekeeping şi este notificat automat, ce apartamente au nevoie de intervenţie.
 

„Am devenit o proprietate completă automatizată, care funcţionează independent de operatorii umani. Pynbooking este acum parte integrantă din hotel, ne ajută pe întreg procesul de rezervare, la planificarea curăţeniei, la generarea facturilor. Nici nu îmi pot imagina, cum am putea funcţiona fără Pynbooking.” Nicora Marius Lucian, Gaudi Accommodation  

Automatizarea adusă de Pynbooking, permite managementului Gaudi Accommodation să aibă libertatea necesară ca să se ocupe de activităţi esenţiale pentru complex. Sarcinile operaţionale generate de relaţiile cu oaspeţii sunt rezolvate într-un timp foarte scurt. Costurile cu personalul sunt reduse, iar proprietatea este accesibilă oaspeţilor non stop.
 

• 95% dintre cazările efectuate la Gaudi Acommodation sunt complet automatizate şi nu implică interacţiunea directă cu un operator uman. Întreg procesul este digitalizat: rezervare, acces pe proprietate acces în apartamente, completare fişa de cazare, acord GDPR, plată, check out etc. Operaţiunea este simplă şi intuitivă, pentru orice categorie de vârstă sau pregătire.

„Te poţi baza exclusiv pe self-service şi automatizare? Evident că da. În doi ani de activitate şi câteva mii de clienţi, am avut un singur caz la care a fost nevoie să intervenim fizic, iar aceasta pentru că respectivul client rămăsese fără telefon. Avem clienţi de +70 de ani care  se descurcă singuri la check-in şi check-out şi care sunt cel mai bun exemplu pentru cât de simplă şi intuitivă este platforma Pynbooking.”
Nicora Marius Lucian, Gaudi Accommodation 

• Gaudi Accommodation are costuri reduse cu personalul deoarece funcţionează fără operatori umani în recepţie. Platforma Pybooking ţine locul pentru 2-3 recepţioneri, fără ca nivelul de calitate a serviciilor să fie afectat. Dimpotrivă, mulţi clienţi apreciază nivelul de digitalizare, iar în perioada de pandemie/carantina acesta a fost un diferenţiator care a asigurat complexului un grad ridicat de ocupare.

„Pynbooking este un serviciu care se amortizează foarte uşor. În cazul Gaudi ar fi fost nevoie de 2-3 recepţioneri, care să acopere întreg programul, mergând însă exclusiv pe self-service, economisim 2 salarii şi jumătate.” Nicora Marius Lucian  

• 70-80% dintre clienţii Gaudi Accommodation revin, mulţumiţi de serviciile oferite şi gradul de digitalizare a proprietăţii. Aceştia apreciază lipsa contactului fizic, posibilitatea cazării în regim 24/7, accesul facil pe proprietate etc. 3 din 5 review-uri evidenţiază sistemul facil de cazare şi acces. De altfel, review-urile automate generate de Pynbooking ajută mult Gaudi Accommodation în activitate, atât pentru poziţionare (complexul are un rating de 9.82  pe Booking.com şi 9.8 pe platforma Pynbooking) cât şi pentru preluarea unui feed-back util şi îmbunatăţirea constantă a serviciilor.

„Mulţumită experienţei digitale şi a procesului comod de rezervare-checkin-checkout, 70-80% dintre clienţi revin, motivaţi evident şi de confortul oferit, spaţiu etc. Avem clienţi care ne-au declarat că se simt ca acasă, au propria telecomandă pentru deschiderea porţilor de acces şi a garajului, nu trec prin recepţie şi nu au nevoie să interacţioneze cu personalul, au acces direct în apartamente etc.” Nicora Marius Lucian

• Peste 50% dintre rezervări sunt directe, prin website şi social media, cea ce reduce comisioanele plătite intermediarilor. Complementar, serviciile Pynbooking sunt de ajutor şi pentru derularea contractelor de tip corporate, care implică închiriere pe termen mai lung. Evidenţa perioadelor de închiriere, solicitarea serviciilor de curăţenie şi emiterea facturilor fiscale sunt realizate în platforma Pynbooking.

„Pynbooking ne ajută să fim eficienţi şi să reducem costurile. Totodată oferim o experienţă complet digitală clienţilor şi câştigăm timp pentru a ne ocupa de aspectele cu adevărat importante pentru viaţă şi afacerea noastră.” Nicora Marius Lucian, Gaudi Accommodation.