Casa Cranța este “Un petit Chateau”, proiectat de arhitectul Smigelchi Victor în anii 1930, în stil Brâncovenesc și care rămâne în memoria turiştilor prin panorama de excepţie spre Tâmpa şi centrul istoric al Braşovului. A fost pe rând locuinţă privată a unei familii braşovene înstărite, hotel de ”partid” și grădiniţă, pentru a-și găsi, într-un final, vocația de Hotel Boutique. Pensiunea are 14 camere, unice atât ca mobilier cât şi ca structură, completate de un restaurant tradițional românesc și o terasă.
Casa Cranța este opţiunea ideală pentru turiştii din clasa de mijloc, amatori de city break-uri și dornici să descopere farmecul Braşovului, indiferent de anotimp.
Provocări de business
Ca orice pensiune intimă, Casa Cranţa s-a bazat întotdeauna pe o echipă mică și fidelă, dar care trebuie să gestioneze simultan multiple activităţi. Pentru a oferi acestei echipe un ajutor digital, Casa Cranţa a făcut trecerea încă din 2016 la Pynbooking, pentru a beneficia de un PMS modern în cloud.
Alegând Pynbooking, pensiunea a renunţat la un soft tradiţional instalat pe un PC în Recepţie, dar care era depăşit ca tehnologie şi funcţionalităţi. Personalul pierdea mult timp şi atenţie pentru actualizarea preţurilor pe platformele de vânzări unde pensiunea era prezentă, apăreau frecvent situaţii de overbooking, iar accesul din orice altă locaţie era imposibil.
”La vremea respectivă, Casa Cranţa avea soft foarte complicat de utilizat şi care cerea multe procesări manuale. Când am văzut cât de simplu şi intuitiv este Pynbooking, întreaga echipă a fost impresionată. Un sistem atât de simplu şi totodată atât de cuprinzător. Nu era legat de un PC și în plus, avea integrare hotel-restaurant precum și un preţ foarte atractiv, aşa că decizia a venit de la sine.” Sandu Pușcașu, Director Hotel Casa Cranța.
Soluții
Din 2016, Casa Cranţa foloseşte Pynbooking în fiecare zi. Sandu Pușcașu îşi amintește că procesul de contractare şi configurare a fost uşor și că, ori de câte ori a avut o problemă sau întrebare, a primit imediat ajutor din partea serviciului de suport.
Proprietatea a fost definită în PMS, iar camerele expuse prin Channel Manager pe multiple platforme digitale de rezervări (Booking.com, Expedia, Travelminit) şi prin Booking Engine pe propriul site. Pentru că oaspeţii sunt fideli, multe rezervări se fac telefonic, însă după înregistrarea în sistem, disponibilitatea este actualizată automat, iar riscul de overbooking este evitat.
Oaspeţii sunt informaţi prin GuestApp asupra rezervărilor efectuate şi tot pe telefonul mobil pot semna fișa de cazare şi acordul GDPR. Fişele de cazare sunt arhivate automat în sistem, pe termen lung. PMS-ul a fost integrat cu procesatorul euplatesc.ro pentru fluidizarea plăţilor. Departamentul contabil are acces direct în Pynbooking pentru preluarea datelor de facturare.
”Am fost întotdeauna mulţumit de serviciile de suport ale Pynbooking. Răspund cu promptitudine la telefon şi stau cu tine până se rezolvă orice problemă sau nelămurire. De asemenea, platforma este actualizată permanent în funcţie de noutăţile fiscale, cum au fost spre exemplu, recentele modificări de TVA.” Sandu Pușcașu, Director Hotel Casa Cranța.
Beneficii
Pentru Casa Cranța, principalul avantaj al utilizării Pynbooking stă în simplificarea şi optimizarea operaţiunilor curente. Poate suna pretențios, dar realitatea este că un PMS modern pune ordine în modul de lucru al unei unităţi de cazare.
Întreg procesul de rezervare, confirmare, check-in, semnare fișă de cazare şi acord GDPR, plată și check-out a devenit mai coerent și mai uşor de controlat. Este mai facil atât pentru angajaţi cât şi pentru oaspeţi, iar toată lumea câştigă timp.
De ce să mai printezi fișe de cazare şi facturi când le poţi folosi în format digital?
Pentru echipa de la Casa Cranța, toate acestea înseamnă câştig major de timp şi eficientă, pentru a fi mai aproape de oaspeţi.
”Suntem o locaţie mică și familială și punem un accent deosebit pe contactul direct cu oameni. Pentru noi este important să avem un proces simplu de check-in şi check-out, iar Pynbooking ne-a adus timpul necesar să vorbim cu oaspeţii.” Sandu Pușcașu, Director Hotel Casa Cranța.
Flexibilitate în ajustarea politicii comerciale şi a preţurilor.
Deşi toate camerele au tarife unice, iar acestea sunt modificate foarte des, cu Pynbooking aceste acţiuni nu devin o corvoadă. Odată înregistrate în sistem, acestea sunt actualizate automat pe toate platformele.
„Modificăm permanent tarifele, în funcţie de realitate: evenimente, sezon, competiţie. Nu aş putea face asta dacă nu ar fi Pynbooking, pentru că operez modificările o singură dată şi apoi se propagă automat prin Channel Manager pe toate platformele de vânzări pe care suntem expuşi. Aceste ajustări ne ajută să avem un grad de ocupare mai mare şi o profitabilitate mai bună.” Sandu Pușcașu
Semnarea fişelor de cazare în format digital şi arhivarea electronic a acestora în Pynbooking pentru orice solicitare din partea autorităţilor.
”De când utilizăm Pynbooking am scăpat de hârtie, nu mai printăm şi nici nu mai arhivăm fişele de cazare. Le avem în format digital direct în sistem. Anul trecut am avut un control din partea Ministerului Turismului şi am putut demonstra imediat cazarea unui anumit client pe baza fișei din Pynbooking.” Sandu Pușcașu
Mobilitate extinsă deoarece Pynbooking este accesibil de pe orice dispozitiv conectat la internet, indiferent de locaţie.
”Cu Pynbooking am, practic, Recepţia în buzunar. Pot confirma disponbilităţile, face rezervări şi caza orice oaspete direct pe telefonul meu mobil. Ştiu ce se întâmplă şi am acces la informaţii oriunde şi oricând.” Sandu Pușcașu
Expedierea automată prin Pynbooking GuestApp a solicitărilor de review şi îmbogăţirea site-ului cu noi recenzii.
În mod curent Casa Cranţa are un scor de 9.6 obţinut în urmă a 780 de rezervări directe.
Gestionarea întregii pensiuni cu o echipă redusă, prin automatizarea sarcinilor repetitive consumatoare de timp asociate actualizării tarifelor şi disponbilităţi.
Astfel, personalul poate derula şi alte sarcini administrative necesare într-o unitate de cazare.
”De şapte ani, Pynbooking ne ajută să funcţionăm cu o echipă de doar două persoane, plus angajaţi sezonieri. Este practic al treilea coleg.” Sandu Pușcașu, Director Hotel Casa Cranţa.
Post pandemie, afacerile din HoReCa nu trec prin cele mai favorabile timpuri: turişti mai puţini, utilităţi mai scumpe. Tehnologia şi digitalizarea sunt însă o soluţie pentru a ţine lucrurile sub control şi a face mai mult cu acelaşi efort. Totul pentru confortul oaspeților și creșterea afacerii.