Lina este un hotel bucureștean, activ pe piaţa încă din 2008,  cu o clasificare de 3 stele şi o capacitate de 27 de camere. Poziţionat central, Hotel Lina este ales cu precădere de companii care îşi trimit angajaţii în delegaţii sau la cursuri de pregătire şi acreditare. 

Pentru că întotdeauna timpul lor este limitat, oaspeţii Hotel Lina îşi doresc o experienţă fluidă, de la rezervare până la check-out. 

Pentru o astfel de experiență, hotel Lina şi-a propus și a reuşit să aibă o Recepţie promptă și eficientă. 

Provocări de business

Pentru o perioadă îndelungată, Hotel Lina a utilizat  un PMS (Property Management System) tradițional instalat pe un PC în Recepţie. Acest program avea însă numeroase limitări şi bug-uri de integrare, ceea ce constant perturba activitatea şi cauza neplăceri personalului. 

Programul nu prelua automat rezervările și nici nu procesa automat facturile, iar prelucrarea manuală a acestor date consuma timp şi lăsa loc pentru apariţia erorilor. Pentru că nu era nici foarte uşor de utilizat, cei patru angajaţi din Recepţie erau permanent nemulţumiţi şi alocau mai multă atenţie operării în program, decât interacţiunii cu oaspeţii şi rezolvării solicitărilor acestora. 

Pentru că era instalat local, programul nu era accesibil de pe alte dispozitive, iar datele nu erau păstrate în siguranţă.

”Programul folosit anterior ne dădea multă bătaie de cap, atât pentru că era complicat de utilizat şi un angajat nou avea nevoie de timp ca să îl înveţe, cât şi pentru că nu era integrat cu platformele de rezerari online, şi din acest motiv apăreau frecvent erori la irnegistrarea manuală a rezervărilor. Aceste motive ne-au determinat să căutăm o alternativă, care să simplifice şi să eficientizeze munca în Recepţie, mai ales în contextul fluctuaţiei de personal,”mărturisește Dana Pană, Hotel Manager, Lina.

În mod evident, o astfel de situaţie nu corespundea cu obiectivul hotelului de a oferi servicii rapide și eficiente.

Soluţia

Pentru Hotel Lina, rezolvarea acestor probleme a venit odată cu o prezentare susţinută de un reprezentant Pynbooking, în faţa echipei de management. Funcţionalităţile platformei au fost atât de convingătoare, încât decizia a fost luată imediat.

”Am început să căutăm şi să testăm alte soluţii, însă Pynbooking a fost primul PMS în cloud care ne-a fost prezentat. Pe mine m-a convins încă de la prezentare şi am insistat să facem schimbarea,” afirmă Dana Pană.

Hotel Lina a ales platforma Pynbooking pentru că este un PMS 100% cloud şi nu implică instalare locală, se integrează perfect cu toate site-urile de rezervări online care contează şi permite sincronizarea automată a tuturor datelor asociate rezervărilor.

La scurt timp după susţinerea prezentării, Hotel Lina a semnat contractul cu Pynbooking, iar după o săptămână de la crearea contului, platforma era deja funcţională.

”Atât configurarea iniţială cât şi utilizarea efectivă a Pynbooking sunt foarte intuitive. Am avut nevoie de suport doar pentru conectarea extranet-ului Booking.com şi integrarea caselor de marcat. Echipa de suport de la Pynbooking a fost însă foarte promptă şi toate neclarităţile au fost depăşite uşor.” Dana Pană.

Hotel Lina a integrat Channel Managerul din Pynbooking cu multiple platforme de rezervări online, iar toate datele sunt sincronizate automat şi procesate în PMS Cloud Hotel. 

Site-ul hotelului a fost integrat prin Booking Engine şi acum are o pagină dedicată pentru rezervări directe şi afişarea recenziilor primite de la oaspeţi. Aceştia primesc automat după check-out invitaţie pentru recenzie prin intermediul PynbookingGuestApp. 

De asemenea, PMS Cloud Hotel este integrat cu casa de marcat şi sistemul de gestiune SAGA pentru exportul automat al datelor de facturare. 

Toate rezervările sunt gestionate centralizat în Pynbooking, platforma oferind echipei de management şi acces la diverse rapoarte de activitate, precum evoluția tarifelor, sursa încasărilor sau gradul de ocupare. În mod curent, Hotelul are cinci utilizatori activi, care pot accesa platforma indiferent de locaţie sau dispozitiv.

Rezultate

Pentru Hotel Lina, Pynbooking a adus simplificarea activității din Recepţie şi un câștig major  de eficiență, estimările arătând reducerea cu peste 70% a efortului operational.

Integrarea Channel Manager-ului cu platformele de rezervări și procesarea automată a datelor este de mare ajutor pentru personalul hotelului. A fost eliminate atât timpul consumat cu înregistrarea manuală a rezervărilor cât şi erorile inerente procesării manuale a datelor. Anterior, astfel de erori duceau fie la overbooking fie la încurcarea efectivă a unor rezervări şi afectarea relaţiilor cu oaspeţii.

”Estimez că Pynbooking a redus cu peste 70% efortul operaţional din Recepţie prin automatizarea procesării rezervărilor venite prin platformele online. Oamenii nu mai pierd timp cu înregistrarea manuală a datelor şi nici cu verificarea ulterioară a corectitudinii. Muncă s-a simplificat, încurcăturile au dispărut, iar echipa este mai mulţumită,” ne-a relatat Dana Pană.

Pynbooking a adus o simplificare a procedurilor de lucru şi a degrevat angajaţii de operaţiuni manuale care le consumau din timpul ce trebuia alocat interacţiunii cu oaspeţii.

Rezervările directe pe site au crescut, iar comisioanele plătite către terţi au fost constant mai mici.

Un alt aspect important pentru Hotel Lina este stabilitatea platformei Pynbooking, funcţionalitatea serviciilor chiar şi în cazul unei pene de curent, precum şi siguranţa datelor, care nu pot fi pierdute în cazul defecţiunii unui hard disc.

”Am avut situaţii în care alimentarea cu energie electrică s-a întrerupt, dar am finalizat rezervarea pe un telefon mobil, iar oaspetele şi-a putut continua programul. Este un câştig important, atât operaţional cât şi de imagine.”Dana Pană

Totodată timpul de instruire ncesar unui nou angajat pentru înţelegerea procedurilor şi a lucrului în platformă s-a redus cu cel puţin jumătate faţă de aplicația anterioară. Acesta este un avantaj important în contextul fluctuatiei mari de personal din domeniul Horeca. 

”Apreciez foarte mult facilităţile de planificare şi administrare centralizată a rezervărilor din Pynbooking. Este un sistem uşor de folosit şi accesibil de pe orice dispozitiv. Din perspectivă managerială, mă ajută şi rapoartele despre tarife, postări, sursa încasărilor, housekeeping…pentru că pot lua decizii informate,” încheie relatarea Dana Pană, managerul Hotel Lina.