Proiectat ca o oază de relaxare în mijlocul unei staţiuni montane, Fabesca Boutique Hotel&Spa**** aduce prin design, atmosferă şi servicii, un aer mediteraneean în binecunoscuta staţiune Sovata. Hotelul cu 53 de camere, completat de o vilă ce oferă încă 10 camere, pune la dispoziția turiștilor cazare într-un format de tip boutique, un SPA de relaxare şi tratamente corporale, precum şi restaurant și sală de conferință.
Activitatea echipei Fabesca Boutique Hotel&Spa**** este coordonată de Dobrita Ildiko si Cosmin Timocea, doi manageri cu peste 20 de ani experienţă în industria hotelieră, atu care pune un accent deosebit pe excelenţa operaţională și personalizarea relaţiilor cu oaspeţii. Însă cum îţi poţi concentra atenţia pe aceste aspecte în lipsa unei platforme digitale moderne?
Provocări de business
Până în 2022, Fabesca Boutique Hotel&Spa**** a folosit o aplicaţie de gestiune hotelieră clasică, instalată pe un server local, cu funcţionalităţi preponderent financiar-contabile. De aici, întârzieri în actualizarea datelor pe platformele de rezervări online (Booking, Agoda, Google Hotels, TravelMinit), dar şi imposibilitatea integrării cu sistemul de rezervări de pe propriul site.
Pentru a înregistra rezervările, echipa Fabesca procesa datele manual, ceea ce consuma timp și genera discrepanțe între disponibilitatea reală şi cea afișată în mediul online.
Iată de ce, în prima parte a anului 2022, Fabesca Boutique Hotel&Spa**** a decis că este momentul pentru o retehnologizare şi a schimbat acest sistem cu platforma cloud Pynbooking.
”Utilizam, în hotel și restaurante, un sistem de gestiune depăşit tehnologic, care nu oferea suport pentru mediul online şi era mai degrabă orientat pe aspectele contabile ale activității, decât pe cele operaţionale. Aveam dificultăţi atât la preluarea datelor de la agenţiile digitale cu care lucrăm, cât şi de pe propriul site. Era nevoie de multă prelucrare manuală, ceea ce consuma timp şi bloca resurse,” mărturisesc cei doi manageri.
Pe baza recomandărilor şi a evaluărilor online, managementul Fabesca a optat pentru platforma Pynbooking, un PMS cloud care include toate modulele necesare gestionarii unui hotel şi a facilităților complementare (SPA, restaurant, sală de conferințe etc). Întrebați de ce au ales platforma Pynbooking, acestia au declarat că:
” pe baza experienței în hotelarie ne-am orientat către un PMS cloud, care să ne ofere un nivel ridicat de automatizare și integrare cu mediul online, dar la un cost foarte accesibil și fără investiții în echipamente IT.”
Soluţia
Pentru echipa Fabesca, configurarea contului Pynbooking a durat câteva zile.
În prima parte au fost definite camerele, pachetele de servicii şi meniurile de la restaurante și au fost realizate conexiunile cu agenţiile digitale şi site-ul. În etapa următoare au fost preluate rezervările din softul anterior şi au fost integrate casele de marcat. După acomodarea utilizatorilor cu noul mod de lucru, sistemul a fost pus în funcţiune.
”Procesul de configurare a fost simplu şi intuitiv, iar unde nu ne-am descurcat am beneficiat de un suport foarte prompt. Totul s-a derulat fără personal IT în locaţie, inclusiv la instalarea caselor de marcat. Pynbooking este o platformă cloud, prin urmare nu ne-am bătut capul cu aspectele tehnice, acestea fiind exclusiv în sarcina furnizorului,” afirmă Cosmin Timocea, General Manager, Fabesca Boutique Hotel&Spa****
În mod curent, Fabesca Boutique Hotel&Spa**** gestionează toate rezervările în PMS-ul Pynbooking, integrându-se nativ cu principalele site-uri de rezervări globale și locale prin Channel Manager şi cu propriul site şi paginile de social media prin Booking Engine. Site-ul permite plăți online prin integrare cu procesatorul euplatesc, precum şi rezervări garantate cu cardul.
Actualizarea preţurilor şi disponibilității se face automat, iar preţurile sunt ajustate dinamic cu ajutorul Optimizatorului de tarife. Oaspeții pot face check-in/check-out de pe telefonul mobil, ceea ce reduce timpul de așteptare în Recepție și mulțumită integrării Hotel-Restaurant-Spa pot comanda de pe telefonul mobil meniul sau serviciile dorite şi pot selecta plata pe cameră.
Rezultate
Pentru Fabesca Boutique Hotel&Spa**** beneficiul principal al utilizării platformei Pynbooking constă în integrarea şi automatizarea operaţiunilor de vânzare (inbound și outbound) a camerelor, ceea ce reduce presiunea pe forța umană din departamente front office şi sales.
Printr-o prezenţă online mai intensă, hotelul a crescut cu 55% volumul rezervărilor contractate prin intermediul propriului site.
Totodată, Hotelul a redus procentul de anulări şi neprezentări mulţumită garantării rezervărilor cu un card bancar, iar riscul de overbooking a fost redus considerabil.
.jpg)
Vorbind despre impactul tehnologiei și digitalizării, cei doi manageri consideră că:
”rolul tehnologiei este să ne facă munca mai uşoară şi mai eficientă, iar platforma Pynbooking chiar face asta. Am eliminat munca manuală la procesarea disponbilităților şi rezervărilor şi prin integrare cu site-ul am crescut rezervările online directe cu 55%. De asemenea, preţurile dinamice ne ajută să fim mai atractivi în perioadele cu cerere scăzută”.
Din perspectivă personală, acestia apreciază şi rapoartele manageriale (ocupare, housekeeping, financiar etc.), pe care le regăsesc oricând în platforma Pynbooking, atât pe laptop cât şi pe telefon. Aceste rapoarte și conexiunea nelimitată, le oferă o perspectivă în timp real asupra situaţiei din hotel, un control sporit și îi ajută să direcţioneze oamenii acolo unde este nevoie, să coordoneze optim activitatea şi să creeze o atmosferă profesională în întrega locaţie.
Nivelul de încredere şi satisfacție față de Pynbooking este ridicat, iar planurile de viitor ale Fabesca Boutique Hotel&Spa**** includ utilizarea platformei Pynbooking pentru o nouă unitate de cazare ce urmează a fi lansată în următorii doi ani.
„Am un sentiment de mare mândrie când mă contactează colegi din breaslă care doresc să colaboreze cu echipa Pynbooking și ne cer detalii despre platformă. Cu Pynbooking, noi am votat deja pro eficiență și automatizare, iar acum ne putem focusa pe îndeplinirea misiunii noastre, aceea de a oferi experiențe Excepționale oaspeților noștri.” Dobrita Ildikó, Director General Fabesca Boutique Hotel&Spa****