Plasat la o margine de pădure în localitatea Vulcan,  de lângă Brașov, Wolkendorf este un BIO-HOTEL. Da, ați citit bine, un bio-hotel, pentru că Wolkendorf pune în prim plan utilizarea resurselor întro manieră sustenabilă, protejând mediul înconjurător prin orice acţiune. 

Parte din grupul APX Hotels, Wolkendorf oferă 45 de camere, precum şi facilităţi de SPA şi conferinţă. Restaurantul propune o bucătărie românească veritabilă, bazată pe alimente eco, de la producători locali. Grupul APX Hotel gestionează și hotelurile Union Plaza, Venus Boutique și Filiti (București) precum și Snagov Mansion și Hermanns (Sibiu)

Provocări de business 

Pentru că turismul eco este tot mai apreciat,  activitatea Wolkendorf s-a dezvoltat constant, atât ca servicii cât şi ca număr de oaspeţi. Iniţial, hotelul a fost administrat cu o soluţie software simplă, dar cerinţele în creştere au făcut necesară trecerea la o platformă superioară. 

Echipa APX Hotel, care adminstrează inclusiv activitatea Wolkendorf, dorea să  conecteze hotelul cu un număr mai mare de platforme de rezervări online, să integreze hotelul şi restaurantul, dar şi să poată planifice mai bine activităţile din sălile de conferinţe. 

Pentru a elimina aceste provocări, Wolkendorf Bio Hotel & Spa a optat pentru platforma Pynbooking, care a răspuns cel mai bine cerinţelor şi are un raport performant calitate-preţ.

”Pentru că ne-am dezvoltat intens în ultimii ani, aveam nevoie de un sistem de gestiune care să susţină întreaga activitate. Am ales Pynbooking pentru că este o platformă cloud stabilă şi cu nivel mare de disponibilitate mulţumită găzduirii în Amazon, dar şi pentru că ne permitea expunerea pe un număr foarte mare de platforme pentru rezervări online, atât internaţionale cât şi locale.” George Mandaghios, Reservations and Revenue Manager APX Hotels, grup din care face parte şi Bio Hotelul Wolkendorf.

Soluţia

După contractarea pachetului de servicii, Wolkendorf a trecut la configurarea platformei Pynbooking. PMS Cloud Hotel a fost integrat atât cu modulul Channel Manager din Pynbooking cât şi cu soluţii de tip Channel Manager/Booking Engine ale altor furnizori pentru a permite actualizarea automată a preţurilor şi disponbilităţii pe un număr cât mai mare de platforme de rezervări online şi agenţii de turism. 

Prin API, PMS Cloud Hotel a fost integrat cu sistemul de gestiune financiară Saga pentru exportul automat al datelor de facturare.

De asemenea, aplicaţia mobilă GuestApp a fost configurată pentru a trimite oaspeţilor notificări cu privire la rezervări, fișa de cazare, opţiunlei de check-in/check-out şi plata online.

Pentru gestiunea programărilor la SPA şi a sălilor de conferinţă, resursele şi serviciile aferente au fost definite în cadrul modulului Gestiune Evenimente. 

Complementar, a fost realizată integrarea hotel-restaurant (prin integrarea modulelor PMS cloud Hotel – POS Restaurant) şi a fost configurat un meniu digital care să permită preluarea comenzilor de pe tabletă sau telefon mobil, room service, precum şi alocarea plății pe cameră.

Pentru gestiunea stocurilor de marfă/alimente necesare restaurantului, Wolkendorf utilizează modulul Gestiune cloud, care permite operarea facilă a intrărilor de produse, realizarea bonurilor de consum și a transferurilor între gestiuni.

Întreaga echipă de la Wolkendorf accesează Pynbooking atât de pe desktopuri, cât şi de pe telefoane mobile, platforma fiind utilizată la nivel operațional, dar și pentru susținerea deciziilor cu date istorice sau în timp real.

Rezultate

Review-urile de Booking.com şi Tripadvisor.com arată ca oaspeţii se simt bine la Wolkendorf şi apreciază serviciile oferite, de la simplitatea rezervarilor până la calitatea mâncării din restaurant. Un plus îl reprezintă şi digitalizarea, care ajută la crearea unei experienţe plăcute pentru fiecare oaspete. 

De altfel, un procent relevant dintre oaspeţii Wolkendorf utilizează Pynbooking GuestApp pentru interacţiunea cu hotelul.

”Pynbooking ne-a adus avantajul expunerii pe un număr mare de platforme de rezervări, fără ca aceasta să implice creşterea volumului de muncă pentru procesarea rezervărilor. Astăzi ne sincronizăm automat cu peste 20 de platforme on-line, fără intervenţie manuală din partea angajaţilor. Alături de experiența modernă oferită oaspeților, automatizarea este cel mai consistent câştig adus de digitalizare.” George Mandaghios

Pentru Wolkensdorf, utilizarea Pynbooking a avut ca rezultate imediate:

• Creșterea la peste 20 a numărului de platforme digitale de rezervări pe care hotelul este prezent, atât internaţionale (Booking, Expedia, Agoda, Hotels.com, Trip.com) cât şi locale (Travelminit)
• Automatizarea procesului de actualizare a datelor (preţuri şi disponibilităţi) pe multiple platforme eterogene
• Reducerea presiunii asupra personalului din Recepţie prin preluarea automată a rezervărilor şi notificarea oaspeţilor
• Scurtarea timpului de aşteptare în recepţie prin facilităţi de check-in, semnare digitală fisa cazare, plata online şi check-out din GuestApp
• Creşterea satisfacţiei oaspeților prin comandarea de servicii (SPA, room service) direct de pe telefonul mobil cu alocarea platii pe cameră
• Mobilitate avansată pentru angajaţi
• Export automat al datelor de facturare catre sistemul ERP Saga

APX Hotels gestionează cu platforma Pynbooking și activitatea altor unități de cazare din grup, compania având peste 40 de utilizatori definiți în sistem.

”Apreciem Pynbooking pentru că este o platformă stabilă, cu module integrate nativ și pe care ne putem baza întotdeauna. Este accesibilă de pe orice dispozitiv, indiferent de locație, iar furnizorul adăugă constant noi funcţionalităţi.” George Mandaghios