La ce folosește un software de management hotelier?

Pare cumva incredibil că există hotelieri care încă-și pun această întrebare, dar cred că nu strică să reamintim ce face și la ce ne folosește un PMS. Într-o lume dominată de produse care creează nevoi și nu de produse care răspund unor nevoi preexistente, reale, poate că întrebarea nu este chiar așa de neîndreptățită.
Un program de management hotelier bun este mâna dreaptă a hotelierului. Pe vremuri, astfel de programe erau doar niște tabele puțin mai sofisticate care ajutau hotelierul să gestioneze rezervările. Dar cum comportamentul oaspeților s-a modificat în timp, iar așteptările și piața au evoluat, în zilele noastre, un PMS face mult mai mult de atât.

De fapt, un PMS bun face tot. Și nu, nu funcționează după principiul ”bun la toate în general și la nimic în mod special”, ci după principiul unui creier digital care coordonează și sincronizează toate departamentele din hotel. Pentru că niciun departament nu poate funcționa perfect de unul singur. Un PMS bun este stabil, functional, te ajută să economisești bani și timp și să folosești resursa umană la parametri optimi. Nu ai angajat un manager de rezervări care să preia date din email și să le introducă în tabele, nu ai angajat un recepționer care să stea cu nasul în monitor și să neglijeze oaspeții, nu ai angajat un director de vânzări ca să facă exceluri. Ai angajat niște oameni care să-ți aducă plusvaloare și să-ți facă hotelul profitabil. Iar un PMS bun îi ajută pe acești oameni să te ajute. Parafrazând o replică celebră, ”help us help you”.

Ne-am tot referit la ce face un PMS bun. Ce face unul prost? Mai nimic: te pune pe tine să muncești pentru el. Și necesită alte zeci de sisteme care să-l asiste. Multe dintre sistemele legacy, tradiționale, excelează la asta. În cel mai fericit caz, sunt un ghiveci de mini-softuri, prost însăilate între ele, nesincronizate.

Noile softuri, tip software-as-a-service, au crescut odată cu piața și răspund nevoilor oaspeților. Sunt mai flexibile, mai responsive, iar noile tehnologii sunt integrate rapid. Costurile sunt mult mai mici, se implementează rapid și răspund nevoilor reale ale afacerii tale. Și știu și să ”comunice” cu celelalte softuri din hotel. Nu presupun investiții în infrastructură (orice device conectat la internet e suficient), upgrade-urile sunt sarcina furnizorului și aduc customizare, nu se instalează, pentru acces e nevoie de un simplu log-in.

Ce vei avea cu un PMS modern, în Cloud?

-        control asupra rezervărilor, marketingului, rețelelor de distribuție, disponibilității, vânzărilor, review-urilor oaspeților, housekeeping, rapoartelor financiare, facturării, gestiunii restaurantului, vânzărilor pe canale proprii sau pe alte canale etc.

-        Viziune completă asupra tuturor departamentelor din hotel, în timp real, oricând și de oriunde, de pe o platformă unică

-        Mai puține erori administrative, risc nul de overbooking, consum de timp și effort diminuat

-        Profil al clienților, știi tot despre ei și, știind cine sunt, știi ce să le vinzi. Flux de comunicare neîntrerupt de la rezervare, până la check-out. Premise excelente pentru a-i loializa și fideliza

-        Niveluri diferite de acces, în funcție de dorința clientului

-        Șansa oferită oaspeților de a-și gestiona călătoria de pe mobil: check-in online, alegerea camerei, acces în camera cu telefonul, comenzi room-service de pe telefon, trecerea notei de plată de la restaurant în contul camerei și plata online etc.

-        În mod similar, cu un PMS în Cloud, și hotelierii au un grad de mișcare, de libertate și de control sporit. Personalul poate asista oaspeții în orice moment, oferindu-le o experiență personalizată și răspunzând solicitărilor lor de oriunde s-ar afla în hotel.

Nu putem ști ce va dori consumatorul de mâine. Tehnologia evoluează atât de rapid încât e greu de făcut o previziune. Dar ce știm cu siguranță este că nu mai este posibil, în zilele noastre, să administrezi un hotel fără un PMS bun. E ca și cum te-ai încăpățâna să faci agricultură cu sapa sau să speli rufele la râu, cu leșie.